オフィス拠点集約のメリット・デメリットを徹底解説｜失敗しない進め方と費用の考え方

オフィスの拠点を複数に分けて運用している企業では、業務効率やコストの面で課題が生じやすく、働き方の変化が進む今「拠点集約」を検討するケースが増えています。しかし、どの企業も同じ悩みを抱えています。

本記事では、拠点集約の背景からメリット・デメリット、失敗しないための実務ステップまでを網羅的に解説します。働き方や業務効率を見直し、最適なオフィス戦略を立てたい企業に役立つ内容をまとめています。

オフィス拠点集約が注目される背景

企業がオフィス拠点を集約する動きは働き方の変化やコスト増加を背景に加速しています。リモートワークの浸透により、従来の固定席中心の働き方とスペース利用のギャップが生まれ、業務環境を見直す必要性が高まっています。

また、情報共有や管理負担が複数拠点に分散していることで複雑化し、事業運営の効率を下げているケースも見られます。さらに賃料や設備費の高騰により、コスト最適化が急務となり、拠点集約が合理的な選択肢として注目されています。

働き方の変化と業務環境の見直しが進んでいる

リモートワークが拡大する中で、固定席中心のオフィスでは業務に必要な環境を十分に確保できない場面が増えています。出社率の変動により、スペースに余りが出る一方で会議室が不足するなど、運用上のゆがみが発生しやすくなっています。

こうした変化はスペース再設計や業務フローの見直しを求め、拠点集約の検討を後押ししています。

複数拠点の管理負担・情報共有の課題が顕在化

拠点が複数に分かれると業務管理が複雑化し、特に総務や情報管理部門の負荷が大きくなります。部署間で情報共有のタイミングが揃わず、意思決定が遅れるケースも少なくありません。

これらの問題は業務効率の低下につながり、拠点集約による改善余地が大きい領域です。

賃料・設備費の高騰によるコスト最適化の必要性

賃料や設備の維持費は年々上昇し、複数拠点の維持は経営上の負担となりつつあります。空調、ネットワーク、電気設備などの維持費用が拠点ごとに発生するため、運用コストがかさみやすくなります。

こうした状況から、集約によるコスト最適化は多くの企業で優先度の高い課題となっています。

オフィス拠点集約で得られる主なメリット

拠点集約はコスト削減や業務効率化を実現する、企業にとって大きなメリットを持つ施策です。部署間の距離が縮まることでコミュニケーションが円滑になり、意思決定のスピードも向上します。

また、スペース設計を見直すことで働き方に合わせた柔軟な空間づくりが可能になり、業務品質の向上にもつながります。

賃料・設備費・管理費の削減によるコスト最適化

拠点集約により重複していた設備やスペースを見直すことで、コストを大幅に削減できます。

これらにより総務部門の負荷も軽減され、運用の効率化にもつながります。

コミュニケーションや意思決定のスピード向上

物理的な距離が縮まることで、情報共有が迅速になり会議調整の負担も軽減されます。

結果として組織全体の生産性向上に寄与するケースが多く見られます。

スペース活用の最適化とワークスタイル改善

拠点集約によりスペースをゼロベースで設計し直すことができ、働き方に合わせた環境づくりが可能になります。

このような環境整備は社員の働きやすさ向上にも貢献します。

 

オフィス拠点集約のデメリットとリスク

メリットが多い一方で、拠点集約には注意すべきリスクも存在します。通勤負担の増加や災害時のリスク集中、移転作業の負荷増大など、事前の検討が不十分だと業務に悪影響が出る可能性があります。

従業員の通勤負担増による業務への影響

勤務地が変わることで通勤時間が延び、業務パフォーマンスに影響が出る場合があります。

社員の生活動線を踏まえた検討が欠かせません。

災害時のリスク分散が難しくなる

拠点を一箇所にまとめることで、災害やインフラ障害が発生した際に業務全体が止まるリスクが高まります。

事前の備えや代替手段が重要です。

移転プロジェクトの負荷と初期コストの増大

移転には短期的な負荷と初期コストが伴います。

計画段階で余裕を持ったスケジュールと体制づくりが必要です。

成功するオフィス拠点集約の進め方と失敗を防ぐ実務ステップ

拠点集約を成功させるためには、メリットとデメリットを踏まえたうえで、業務実態に合わせた計画設計を行うことが重要です

単にスペースをまとめるだけでは十分な効果は得られず、社内の機能、社員の働き方、通勤状況など複数の要素を組み合わせて検討する必要があります。

特に、移転プロジェクトは多くの部署を巻き込む複雑な取り組みであるため、計画段階から整理と見える化を徹底することが成果を左右します。

以下では、失敗を避けながら拠点集約を着実に進めるための具体的なステップを解説します。

現状の業務・部署機能を見える化し課題を整理

拠点集約の最初のステップは、業務内容や部署ごとの機能を正しく把握し、現状の課題を整理することです。どの部署がどのような動線で業務を行っているのか、共有すべき情報がどこで発生しているのかを理解することで、必要なスペース量や配置計画の精度が高まります。

見える化の工程で得られたデータは、レイアウト設計だけでなく、移転後の業務改善にも役立ちます。ここで把握した課題が、次に説明するレイアウト検討の基礎となります。

レイアウト設計とスペース計画を最適化

拠点集約では、単に席数を整理するだけでなく、業務特性に合わせたレイアウト設計が求められます。会議室や集中スペースの設置場所、動線の確保、共有エリアの使い方などを検討し、社内のコミュニケーションを促進する構成にすることが重要です。

特に設備の配置は業務効率に大きな影響を与えるため、配線・空調・照明などを考慮しながら最適なレイアウトを組み立てる必要があります。スペース計画が適切に設計されていると、移転後の業務の質が大きく向上しやすいです。

次に、社員視点の検討を進めていきます。

社員の通勤データ・働き方を踏まえた拠点選定

拠点選定では社員の通勤時間や働き方を丁寧に分析することが欠かせません。通勤負担が増えると業務効率や満足度に影響するため、勤務地の候補を複数比較し、最も通勤負荷が少ない立地を検討します。

また、採用競争力にも影響するため、将来の採用計画も踏まえて判断することが重要です。リモートワークが多い場合には、出社人数に応じたスペース計画と組み合わせて検討することで、無駄のない拠点選定が可能になります。

こうした社員視点の検討結果は、最終的な予算計画にも影響します。

コストとプロジェクト体制を明確化する

拠点集約では費用の発生が避けられないため、事前に予算の枠組みとプロジェクト体制を明確にしておくことが重要です。設備工事費や移設費だけでなく、什器の調達やネットワーク環境の整備など、項目ごとに費用を整理し、段階的に進める計画を立てることで対応が容易になります。

また、プロジェクトを円滑に進めるためには、管理部門だけでなく各部署の代表者を含む体制を整備し、意思決定の流れを明確にしておく必要があります。

オフィス集約にかかる費用相場と予算の考え方

オフィス拠点の集約では、賃料や設備の見直しによる長期的なコスト削減が期待できる一方で、移転時にはさまざまな費用が発生します。

内装工事やネットワーク設備、什器の設置など初期費用の種類は多岐にわたり、計画段階で全体像を把握しておくことが重要です。

また、拠点集約は企業規模や業務内容によって必要なスペースや設備条件が異なるため、予算の考え方もそれに合わせて調整する必要があります。

本章では、費用構成の考え方と予算に盛り込むべき要素を整理し、集約計画の現実的な判断材料を提供します。

内装・設備・什器の費用構成

拠点集約にかかる費用の中でも大きな割合を占めるのが内装工事や設備工事です。電気工事やLAN配線、空調設備の調整、会議室の設置など、業務に必要な環境を整えるための工事が中心となります。

さらに、什器の再利用と新規購入を組み合わせることで費用を抑制することも可能ですが、既存什器のサイズや仕様が新オフィスに適合しない場合は追加費用が発生することもあります。

これらの項目ごとの費用を早期に見積もることで、全体予算の精度が高まり、移転準備をスムーズに進めやすくなります。

賃料や共益費の変動を踏まえた総額試算

拠点集約では新オフィスの賃料が中心的な要素となるため、契約条件や共益費を詳しく確認し、全体のランニングコストを試算することが重要です。賃料が高いエリアに移転する場合でも、複数拠点の賃料をまとめることで全体の支出が減るケースは少なくありません。

また、設備更新費が削減できる場合、長期的な費用抑制につながる可能性もあります。

さらに共益費や保守費などの運用費も含めて総額を把握することで、集約の経済的効果を正しく評価できるようになります。

想定外に発生しやすい“隠れコスト”

オフィス移転では、当初の計画に含まれていなかった費用が発生することがあります。

例えば、原状回復工事や追加の事務作業、新しい設備への対応費などは、状況に応じて大きく変動する項目です。

また、什器の移設が難しい場合や、レイアウト変更に伴う備品の追加発生なども考慮すべきポイントです。これらの隠れコストを見越して予算に一定の余裕を持たせることで、計画全体の安定性が高まり、想定外の事態にも対応しやすくなります。

拠点集約で実際に得られている成果と変化の傾向

拠点集約を進めた企業では、業務効率やコミュニケーションの改善など、複数の領域で変化が見られることが多くあります。これらの成果は企業規模や業務内容によって差はありますが、拠点を統合することで部署間の距離が縮まり、日常業務における情報共有や意思決定がスムーズになる傾向が共通して確認されています。

また、スペース運用の最適化や設備管理の一元化により、業務環境が改善されるだけでなく、コストの最適化につながるケースも増えています。

以下では、実務の現場で多くの企業に共通して見られる成果を整理し、拠点集約がもたらす実際の変化を具体的に解説します。

複数拠点を統合した企業で共通する「業務連携の改善」

複数拠点に分かれていた部署が一箇所に集まると、営業と事務、企画とバックオフィスなど、関係性の強い部署間での情報共有が格段にスムーズになります。業務上の細かな確認が迅速に行えるようになり、会議設定の負荷も軽減されるため、意思決定のスピードが向上します。

また、拠点間の距離が原因で発生していたコミュニケーション不足が解消され、日常業務の質が安定する傾向があります。こうした業務連携の改善は、特に営業活動のスピードや顧客対応に良い影響を与えることが多く、企業全体の成果に寄与しています。

続いて、働き方やスペース運用の改善について解説します。

スペース最適化やフリーアドレス化による働き方の改善

拠点集約をきっかけにオフィス環境を再設計する企業も増えており、フリーアドレスやABWなどの柔軟な働き方が導入されるケースが多く見られます。これにより、個々の業務内容に適したワークスペースが選べるようになり、集中・協働・オンライン会議などの業務が効率化されます。

また、余剰スペースの削減や共有エリアの最適化によって、働きやすい環境が整うだけでなく、スペース効率そのものが向上します。

これらの改善は社員の満足度や業務の質にも影響し、組織全体の生産性向上につながる傾向があります。

管理・総務部門における負荷軽減とコスト最適化

複数拠点を運用する場合、総務や管理部門は拠点ごとに設備点検や契約更新など多くの業務を抱えることになります。拠点集約により管理作業を一元化できるため、日常業務の負荷が軽減され、担当者の業務効率が向上します。

また、備品や什器の管理が一本化されることで、重複購入やメンテナンスの無駄が削減され、コスト最適化にもつながります。

このような管理面の改善は企業規模を問わず広く見られる傾向であり、拠点集約の大きな成果として評価されています。

まとめ｜拠点集約は「戦略」と「実務設計」で成果が決まる

拠点集約は、単なるオフィスの統合ではなく、企業の働き方・業務効率・コスト構造を見直す重要な経営判断です。メリットとデメリットを正確に把握したうえで、業務フローの整理、レイアウト設計、通勤や働き方を踏まえた拠点選定など、戦略と実務設計を両立させることが成功の鍵となります。

また、移転は多くの調整を伴うため、物件選定から設計・施工までを一貫して支援できるパートナーと進めることで、課題を早期に発見し、業務負荷も抑えながら理想のオフィス環境を実現しやすくなります。