「オフィス移転のスケジュールがつかめず、どこから手をつけたらいいのかわからない…」「移転計画から引っ越し完了までの流れと必要な期間を、できるだけスムーズに把握したい！」
そんなお悩みを抱えていませんか？本記事では、オフィス移転の全体スケジュールを解説し、移転をスムーズに進めるためのポイントをまとめています。業者に任せられる部分と、自社で準備すべき部分を具体的に把握することで、忙しい中でも効率的にスケジュールを組み立てられるようになります。
本記事を読むと得られる3つのこと
- 移転全体のスケジュール感
- 具体的な流れと必要な期間
- スケジュール立案の実践的なポイント
この記事を最後までお読みいただくことで、オフィス移転全般の流れと期間の目安が具体的に理解でき、スムーズに計画を立てられるようになります。さらに、どこまで業者に任せられるのかを把握し、自社でやるべき業務を明確にすることで、最適な移転スケジュールを組み立てられるようになります。
オフィス移転の全体スケジュール
オフィス移転は計画から完了まで約6～8ヶ月が目安です。以下は移転の主要なステップと目安期間を表したスケジュールです。移転は多くのタスクが絡み合うため、適切なスケジュール管理が必要です。特に、移転の煩雑さや業者に任せられる範囲を事前に把握することで、効率よく進めることが可能です。
オフィス移転に伴い、自社で行うべきタスクには、各種手続きや社内調整など多岐にわたる業務が含まれます。これらは専門知識や多くの時間を要することもあるため、社内だけで対処するのは大変な場合があります。一方で、外部の専門業者を活用することで、短期間で効率的にオフィス移転 準備を進められるメリットがあります。業者は過去のノウハウや人脈を活かして書類手続きや内装工事、設備の調整を行うため、結果としてコストパフォーマンスが高くなるケースも少なくありません。
このように、オフィス移転 スケジュールを見据えて自社と業者の役割分担を決めることは、移転全体の流れをスムーズに進めるうえで欠かせません。次の項目では「自社でできること、業者に任せられること」について、より具体的にご紹介していきます。オフィス移転の流れを把握し、適切にタスクを振り分けることで、余裕をもって移転準備を進められるようになるはずです。
| 移転ステップ | 目安期間 | 主な作業内容 | 移転業者に任せられる作業 |
|---|---|---|---|
| 移転計画の立案 | 1～2ヶ月 | 解約通知、新オフィス条件のリストアップ、業者相談 | スケジュール作成サポート、条件の提案 |
| 物件選定と契約 | 2～3ヶ月 | 物件探し、不動産業者との交渉、契約手続き | 物件の紹介、内覧同行、交渉代行 |
| 移転準備 (工事・手配) |
2～3ヶ月 | 内装工事、レイアウト設計、届出手続き | 内装設計・工事、原状回復工事、届出代行 |
| 引っ越しと移転後の準備 | 1ヶ月 | 荷物搬出入、新オフィス確認、設備調整 | 引っ越し作業、ネット回線・設備設置支援 |
移転計画の立案（1～2ヶ月）
自社でやること
まず、現在のオフィスの解約通知を行いましょう。一般的に解約通知は6ヶ月前までに提出が必要です。また、新オフィスに求める条件をリストアップすることが重要です。例えば、必要な広さ、立地、設備などを具体的に整理しましょう。これらは移転計画の基盤となるため、明確にしておくことが成功のカギとなります。
業者に相談するポイント
移転の計画段階では、専門業者の意見を活用するのが有効です。業者はスケジュールの作成や移転に必要な条件の整理をサポートしてくれます。例えば、移転に伴う法的手続きや現状回復工事の注意点など、専門知識が求められる部分についてアドバイスを受けることができます。移転経験の少ない企業にとって、業者のサポートは大きな助けとなります。
物件選定と契約（2～3ヶ月）
自社でやること
社内で移転の目的や必要条件を整理し、物件の候補を選定します。社員の意見を取り入れつつ、候補を絞り込むことで、移転後の満足度を高めることができます。例えば、通勤の利便性や周辺環境を考慮することも重要です。候補物件のリストを作成し、優先順位をつけておくと効率的です。
業者に任せられること
物件の候補に関しては、信頼できる業者を活用することで、効率的な物件選定が可能となります。業者は市場に出回る最新の物件情報を持っており、条件に合った候補を提示してくれます。また、内覧のスケジュール調整や契約条件の交渉も代行してもらえるため、自社の負担を大幅に軽減できます。さらに、契約書類の内容確認など専門的な部分もサポートしてくれる場合があります。
移転準備と工事・手配（2～3ヶ月）
自社でやること
新オフィスのレイアウトや必要な設備について具体的なイメージを固めましょう。社員が快適に働ける環境を整えるため、机や椅子の配置、会議室の数などを事前に検討します。この段階で社員の意見を取り入れることもおすすめです。
業者に任せられること
内装設計や工事の手配、旧オフィスの原状回復工事の段取りは業者に依頼するのが一般的です。特に旧オフィスの原状回復工事はトラブルが発生しやすいため、慎重な対応が求められます。このような対応に強みを持つ業者に依頼することで、問題の回避や作業の円滑化が期待できます。
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また、移転に必要な各種届出（例: 法人登記の変更手続き）も業者に任せられる場合があります。こうした業務をプロに任せることで、手続き漏れやトラブルを防ぐことができます。
引っ越しと移転後の準備（1ヶ月）
自社でやること
新オフィスの最終確認を行い、設備や備品の配置が計画通りになっているかを確認します。また、スタッフに新しいオフィスの場所やレイアウト、利用方法について案内を行い、スムーズな移行をサポートします。
業者に任せられること
荷物の搬出入や新オフィスでのネット回線や設備の設置など、移転の実務的な部分は業者に任せることができます。これにより、自社のリソースを移転後の業務再開に集中させることが可能です。
自社で準備が必要なポイント
前のセクションでは、オフィス移転に関する全体の流れや、自社で出来ること、業者に任せられる点に分けて説明しました。ここからは改めて、自社で取り組むべきポイントについて改めて解説します。実際には書類の提出や物件選び、レイアウトの検討、ネット環境の整備など、多岐にわたるタスクがありますが、自社でしっかりとオフィス移転の準備を行うことで移転の流れを円滑に進められます。さらに、約6～8ヶ月にわたるオフィス移転のスケジュールの中で、具体的に自社が対応しなければならない作業を早めに把握できれば、突発的な問題が起きにくくなり、最終的な費用面の見通しも立ちやすくなるでしょう。
以下では、自社で検討・準備しておくべきタスクの進め方を、一つ一つ整理していきます。これまでに触れた業者への依頼範囲との兼ね合いを確認しながら、どこを自社の担当として進めるべきか、どのようにスケジュールを組めばよいかなど、現場レベルでの対応を具体的にご説明します。これによって社内での役割分担が明確になり、担当者全員がスムーズに作業を進められるようになるはずです。
移転計画の策定
目的の明確化
オフィス移転の目的を明確にしましょう。例えば、コスト削減、利便性の向上、社員のモチベーションアップなどが主な目的となります。この段階で目標を定めることで、移転計画全体の方向性を把握しやすくなります。また、目的を明確にすることで、社員や経営層からの理解と協力を得やすくなります。
予算の設定
次に、移転にかかる全体費用を見積もり、予算を設定します。オフィス賃料、内装工事、引っ越し費用などを細かく洗い出し、計画段階で必要なコストを明確にしましょう。費用項目ごとの予算を決めておくことで、予期せぬ出費を防ぐことができます。
スケジュール管理
移転計画には明確なスケジュールを設定し、各タスクの締切を決めます。スケジュールの作成は、移転準備期間を無駄なく活用するために重要です。特に、解約通知や新オフィスの契約締結など、期日が厳守されるタスクについては、早めの確認と対応を心がけましょう。
新オフィスの選定
条件の整理
新オフィスに必要な条件をリストアップします。広さ、立地、設備、セキュリティ、駐車場の有無など、企業のニーズに合った条件を具体的にまとめておくことで、物件選びがスムーズになります。
内覧・交渉
物件候補を内覧し、オフィスとしての適性を確認します。内覧時には、動線や光の入り方、周辺環境を確認するとともに、賃貸条件の詳細を交渉します。内覧結果を社内で共有し、最適な選択ができるようにします。
社内準備
現オフィスの解約手続き
現在のオフィスを退去するためには、退去通知の提出や原状回復工事の手配が必要です。解約通知は契約内容によって数ヶ月前までに提出する必要があるため、契約書を早めに確認しておきましょう。
社員への情報共有
移転に関する情報を社員に適切に共有します。移転スケジュールや新オフィスの場所、移転理由を周知し、移転作業への協力を求めます。適切な情報共有は、社員の不安を軽減し、スムーズな移行をサポートします。
荷物の整理
不要な備品や書類を整理し、新オフィスに持ち込む荷物を分類します。この段階で不用品を廃棄することで、新オフィスでの作業効率が向上します。
各種手続き
住所変更
移転に伴い、法人登記や取引先への住所変更通知を行います。特に、法的手続きが必要な場合は、専門家の意見を参考にして進めましょう。
通信・インフラ準備
新オフィスのインターネット回線や電話回線の手配を行います。これらのインフラ整備は業務再開に直結するため、早めに準備することが重要です。
備品手配
新オフィスに必要な家具や設備を購入・準備します。デスク、椅子、収納棚など、業務に必要なアイテムをリストアップしておきましょう。
外部業者との連携
業者選定
オフィス移転において、引越し業者や内装業者の選定は非常に重要です。選定時には、業者の過去の実績や口コミを参考にし、信頼できる業者を選びましょう。具体的には、オフィス移転の経験が豊富な業者や、法人向けサービスに特化している業者を選ぶと安心です。また、見積もりを複数社から取得し、費用だけでなく、対応の丁寧さや提案力も評価基準に加えることが大切です。打ち合わせでは、具体的な作業内容を細かく確認し、双方の認識をすり合わせることで、後々のトラブルを防ぐことになります。
原状回復工事の調整
旧オフィスの退去時に必要となる原状回復工事では、工事内容や作業期間を事前にしっかり確認する必要があります。ビルオーナーや管理会社との連絡事項、施工期間の確保、必要な許可申請など、早めに準備を始めることでスムーズに進められます。原状回復に関しては、トラブルに発展するケースが見られるので、特に業者と連携して打ち合わせをし、工事の見通しを立て、工事の進捗を定期的に確認し、スケジュール通りに終えられるよう細やかに調整することがポイントです。
まとめ
オフィス移転スケジュールを円滑に進めるためには、全体像の把握と計画の具体化が重要です。全体の流れを把握し、自社で行うべき準備と業者に任せられる範囲を明確にし、業者と連携することでスケジュールをスムーズに進める事が出来ます。以下に記事の要点をまとめます。
- 自社での準備項目を明確化
- 解約通知や手続きは早めに対応
- 社員の意見共有で移転の満足度向上
- 条件に合う物件選定が重要
- 専門業者にスケジュール管理を依頼
- 原状回復工事は事前に段取り
業者を適切に選定・活用することで、自社の負担を軽減しながら、効率的なオフィス移転を実現できます。。今回の記事で紹介したポイントを振り返り、スムースな移転計画の実現に役立ててください。
