オフィス移転の担当者が押さえるべき業務と外注の活用法｜負担を減らすには？

突然オフィス移転の担当者に任命されたものの、進め方ややるべき業務が分からず不安を抱えていませんか？

この記事では、担当者が押さえるべき業務の全体像と注意点を整理し、外注活用によって業務負担を軽減する方法まで具体的に解説します。

オフィス移転の担当者に求められる基本業務

なぜ社内の誰かが担当に選ばれるのか

オフィス移転は組織の大きな転機であるにもかかわらず、専任チームが存在しないケースも多く見られます。特に中小企業では、総務や管理部門のメンバーが「兼任」で移転担当者に選ばれることが一般的です。

その背景には以下のような理由があります。

このように、実務と調整の両面をカバーできる人材が選ばれやすい傾向にあります。

担当者が担うべき基本的な役割とは

オフィス移転の担当者に求められるのは、主に情報収集・判断・社内調整・スケジュール管理といったマネジメント的な役割です。新旧オフィスの仕様を把握し、必要な設備やレイアウトを調整しながら、関係業者との連絡を進めていく必要があります。加えて、経営陣への報告や現場からの問い合わせ対応といった社内業務も並行するため、計画性と柔軟性が問われるポジションです。

移転プロジェクトの流れと関与ポイント

移転業務は「計画」「設計」「施工」「引越し」「アフター対応」の5段階に大別できます。担当者はこれらすべてのフェーズに関与し、要件整理や工程の確認、業者とのやりとりを担います。特に注意すべきポイントは、物件選定の段階で必要条件を正しく整理すること、設計段階でレイアウトに現場の声を反映させること、そして引越し前後の工程管理を徹底することです。一つのミスが全体スケジュールや業務効率に影響を及ぼすため、常に全体像を意識して動く必要があります。

社内外での調整業務の重要性

移転業務において最も時間とエネルギーを要するのが調整業務です。社内では各部署との要望すり合わせ、社外では施工業者・不動産会社・引越し業者など多方面との連絡が発生します。

調整業務をスムーズに進めるためのポイントは以下の通りです。

このように、調整業務は単なる伝達ではなく、情報の交通整理と意思決定のサポート役としての意味合いが強いのです。

見落としやすい業務とその注意点

原状回復と敷金返還の準備

退去時の原状回復や敷金の返還対応は、見落とされがちですが移転業務のなかでも特に注意が必要です。特に賃貸契約書に記載された原状回復義務を正しく理解しておかないと、想定外の費用が発生するリスクがあります。

以下のポイントを事前に押さえておくと、トラブルを未然に防げます。

敷金返還は早急に対応できないケースも多いため、余裕をもって着手するのが望ましいです。

レイアウト・家具選定における判断ミス

新オフィスのレイアウトや家具の選定は、業務効率や社員満足度にも直結する重要な要素です。担当者の判断ひとつで快適なオフィス環境が実現する一方、以下のような判断ミスは運用後に問題となることがあります。

家具は一度購入すると変更が難しいため、専門家の意見を交えて選定するのが安全です。

スケジュールのズレと工程管理の落とし穴

オフィス移転の進行中、各工程がわずかにずれるだけでも全体スケジュールに大きな影響が及びます。とくに、物件契約日・引越し業者の手配・工事日程がかみ合わないケースは、非常に多く発生しています。

このようなリスクを避けるためには、ガントチャートなどを活用して全体工程を可視化することが有効です。また、複数業者が関与する場面では、誰がどのタイミングで何をするかを明確にしておく必要があります。現場との連携ミスによる工事遅延なども想定し、余裕を持った日程管理と段取り力が求められます。

法的手続きや行政届出の見逃し

法人登記住所の変更や、電気・水道・インターネットの契約変更など、各種の法的手続き・届出も忘れやすいポイントです。これらの届出を怠ると、業務開始に支障をきたすだけでなく、法的リスクや罰金の対象になることもあります。

業務と並行してこれらの事務処理を進めるには、事前に「届出リスト」を作成し、関係部署との役割分担を決めておくことが有効です。特に公共インフラや法人手続きは、事前申請が必要な場合も多いため注意が必要です。

社内周知や業務マニュアル整備の盲点

オフィス移転は設備や動線の変化だけでなく、業務オペレーション自体にも影響を与えます。そのため、移転後の社内フローを事前に整理し、マニュアルを整備しておくことが不可欠です。

たとえば、以下のような点が想定されます

こうした変更点を周知せずに業務を開始すると、現場が混乱し、結果的に移転の効果が損なわれてしまいます。移転前後は丁寧な情報共有を心がけましょう。

外部パートナーを活用すべきタイミング

物件選定〜契約前の段階

オフィス移転の最初の壁となるのが「物件選び」です。条件に合った物件を探し出すことは一見簡単そうに見えて、実際は非常に手間と判断が求められます。この初期段階で外部パートナーを活用すると、必要なスペック・予算・立地条件などを整理したうえで、プロの視点から候補を絞り込めるというメリットがあります。

外注すべき理由は以下の通りです

とくに物件探しからサポートする業者であれば、のちの設計や施工ともスムーズに連携できます。

設計・施工・レイアウト決定の段階

オフィスの設計やレイアウト構築は、企業のブランディングや社員の働きやすさに直結するため、慎重な検討が必要です。自社だけで判断を下すには情報もノウハウも不足しているケースが多く、外部パートナーの活用が効果的です。

活用するメリットには次のようなものがあります

オフィス移転において設計・施工段階は最もコストと時間がかかる工程です。だからこそ、専門性のあるパートナーに早期から関与してもらうことが、成功のカギとなります。

引越し直前段階の進行管理と原状回復対応

引越しが近づくにつれ、スケジュールの最終確認・業者手配・原状回復工事の実施など、複数のタスクが同時並行で発生します。すでに日常業務と兼任している担当者にとっては、対応が非常に難しくなるフェーズです。

この段階では、タスクの洗い出しから実行管理までを外部に委託することで、ミスや遅延のリスクを最小限に抑えることができます。とくに原状回復工事は「貸主側との調整」や「敷金返還の根拠づくり」など、専門知識を要するやりとりが発生するため、信頼できる業者への依頼が推奨されます。

業務負担を減らす外注先の選び方と比較ポイント

専門業者を選ぶ際に確認すべき項目

オフィス移転の外注先を選定する際には、価格や実績だけでなく、業務範囲や対応スピードなども重視すべきポイントです。単に「価格が安いから」「知り合いに紹介されたから」という理由で決めてしまうと、対応の質や後工程での不備が発生するリスクが高まります。

以下の項目をチェックすることで、より信頼できる外注先を見極めることができます。

チェック項目を事前に整理し、自社の要件と照らし合わせながら比較することが重要です。

一括外注と分割依頼、それぞれのメリット・デメリット

外注の方法には「一括でワンストップ依頼する方法」と「業務ごとに専門業者へ分割依頼する方法」があります。どちらが適しているかは、社内体制と業務負荷の許容度によって異なります。

以下に、それぞれの特徴を比較します。

項目	一括外注	分割依頼
管理のしやすさ	高い（窓口一本）	低い（個別連絡必要）
コスト感	やや割高になる傾向	比較的安価になる場合も
スケジュール調整	一元管理で調整しやすい	各社ごとに対応必要
柔軟性	低め（包括契約）	高い（細かく依頼可能）

業務を一本化してスムーズに進めたい場合は、一括外注が有効です。

費用対効果を最大化するための依頼方法

外注費用を「経費」として捉えるだけでなく、成果を最大化するための“投資”と捉える視点が重要です。たとえば、少し費用が高くても複数案を提示してくれる業者を選べば、レイアウトの最適解を導き出しやすくなり、長期的に業務効率が向上します。

また、費用対効果を上げるためには「何を自社で担い、何を外注するか」の線引きもポイントになります。重要なのは、コスト削減ではなく、限られた予算のなかで成果を最大化する設計です。

社内調整の手間を省く窓口一元化の重要性

移転業務の担当者にとって、最も負荷がかかるのが「社内と社外の連携役」です。部門間の意見調整、業者との連絡、資料のやり取りなど、こうした細かいやりとりが積み重なると、本来の業務に支障をきたすことも少なくありません。

その負担を軽減する手段として有効なのが「窓口一元化」です。すべての業務を一括で請け負い、業者間の調整やスケジュール管理まで代行してくれる外注先を選べば、担当者は最小限のやり取りだけで済みます。“伴走型”の支援体制を持つ業者を選ぶことが、担当者のストレス軽減につながる鍵です。

オフィス移転の負担を軽減する「リスビー」の支援内容

物件選びから伴走する「リ・プロローグ」の特徴

オフィス移転では、移転先物件の選定が成否を分ける最初の分岐点です。株式会社リスビーでは、この物件探しの段階から支援する独自サービス「リ・プロローグ」を提供しています。

出店や移転が初めてでも、企画〜設計〜施工まで一貫して見据えたアドバイスが得られる点が大きな魅力です。

複数案の設計・施工提案で判断負担を削減

オフィス移転では、限られた時間の中で複数の判断を求められます。特にレイアウトや内装デザインの決定は、社内調整やブランディングとも絡み、担当者にとって大きな負担です。リスビーでは、設計・施工において一案だけでなく複数の提案を提示するスタイルを採用しています。

プロからのサポートは担当者の判断に対する心理的負担を軽減します。

原状回復や届出も任せられる一貫対応

リスビーのもう一つの強みは、原状回復や行政手続き、各種届出といった「見落としがちな業務」までトータルで支援できる点です。

たとえば、原状回復では貸主との交渉やスケジュール調整が必要ですが、こうした業務もすべて代行可能です。さらに、移転に必要な消防や建築関連の届出手続きも代行することで、社内の手続き工数を大きく削減できます。

「設計・施工だけで終わらない」対応力は、実務を抱える担当者にとって大きな安心材料を提供いたします。

3,200件以上の実績が支える安心感

リスビーはこれまでに3,200件以上の空間づくりを支援してきた実績を持ちます。その中には、オフィスだけでなく店舗・ショールーム・クリニックといった多様な業態が含まれており、それぞれの業種特有の要望にも柔軟に対応してきました。

特に初めてのオフィス移転を迎える企業にとっては、「経験豊富なパートナーがいる」という事実が、最も頼れる材料となります。実績に裏打ちされた安心感こそ、リスビーが選ばれ続ける理由の一つです。

まとめ

オフィス移転の担当者に任命された方にとって、その業務量や責任の重さは決して小さくありません。通常業務と並行しながら、物件選定からレイアウト設計、原状回復や各種手続きまで多岐にわたる工程を管理することは、大きな負担となります。

そうした中で、専門知識と経験をもつ外部パートナーの存在は、業務の質とスピードの両面で大きな助けとなります。特に、物件選びから施工・届出・引越し後まで一貫して伴走するリスビーのような支援企業を活用すれば、プロジェクトの成功確率を高めながら、社内工数も最小限に抑えられるでしょう。

「何から始めればいいのか分からない」「判断に自信がない」「失敗できない」そんな不安を抱える担当者様こそ、まずはリスビーにご相談ください。あなたの移転プロジェクトに、安心とプロの力を提供します。