オフィス移転のプロジェクト管理は外注すべき？費用相場と信頼できる委託先の選び方

• 「オフィス移転のタスクが膨大すぎて、本業に手が回らない…」
• 「業者調整や承認フローが複雑で、スケジュールが遅れそう」
• 「工事や通信トラブルが起きたら業務が止まってしまうのでは？」
• 「プロジェクト管理を外注した方が良いのか、自社でやりきれるのか判断できない」
  そんな不安を感じたことはありませんか？

本記事では、オフィス移転のプロジェクト管理を外注すべき理由や、外注によるメリット、実際の流れや費用相場、さらに信頼できる委託先を選ぶポイントについて解説します。効率化やリスク回避を実現しながら、移転を成功に導くための具体的な視点をまとめています。

オフィス移転を控え、「負担を減らしながら確実に成功させたい」と考える担当者の方にこそ、最後まで読んでいただきたい内容です。

オフィス移転のプロジェクト管理を外注すべき理由

オフィス移転は単なる「引越し」ではなく、物件探しから設計・通信インフラの整備・工事・引越し後のフォローまで、多岐にわたる工程が存在します。社内の担当者だけで進めようとすると、通常業務と並行して膨大なタスクを抱え込むことになり、結果として負担が増加し、移転の品質やスケジュールに影響が出るケースが少なくありません。

社内担当者にのしかかる業務負荷
 

オフィス移転では以下のように数十〜数百のタスクが同時並行で進行します。

プロジェクト進行で発生しやすいリスク

経験不足や調整不足により、以下のようなリスクが発生しやすくなります。

特にITや通信設備の不具合は業務停止に直結するため、リスク管理の重要性が高いと指摘されています。

外注による社内工数削減と効率化の効果

プロジェクト管理を外注すると、以下のような効果が期待されます。

外注で任せられるプロジェクト管理の主な業務

外注先のプロジェクトマネージャー（PM）は、オフィス移転における「司令塔」として機能します。業務内容は多岐にわたりますが、代表的なものを整理します。

スケジュール策定と進捗管理

移転までの限られた期間を逆算し、各工程の期限を明確に設定します。週次・月次で進捗をチェックする仕組みを導入することで、納期の遅延を未然に防ぎます。

業者選定と調整業務の一元化

設計会社・施工業者・引越し会社・ITベンダーなど、複数の業者が関与します。外注PMが窓口を一元化し、調整や交渉を代行するため、担当者が煩雑な連絡に追われることがなくなります。

レイアウト・設備工事の品質管理

机や会議室配置、電源・LAN工事など、細部にわたる品質をチェックします。専門的な知識を持つPMが介在することで、施工不良や後からのやり直しを防ぐことができます。

コスト管理と予算内での調整

移転には見えないコストが発生しやすく、追加費用のコントロールが重要です。外注PMは複数業者の見積もりを精査し、最適な価格交渉やコスト圧縮の提案を行います。

オフィス移転プロジェクト管理を外注する流れと手順

オフィス移転のプロジェクト管理を外注する際には、以下のステップを踏むのが一般的です。各段階の役割と注意点を明確に把握することで、外注でも効果的なプロジェクト推進が可能になります。

初期ヒアリングと要件整理

まず、「なぜ移転するのか（目的）」を明確化し、必要な席数・設備・働き方の変化なども整理します。PMはこれを基に計画全体を設計し、移転目標やゴールに応じた最適な進行を立案します。

見積もり取得とプラン比較

複数業者から見積もりを取得し、コスト、品質、スケジュール（納期）のバランスを総合的に評価します。外注PMはこれらを表やチャート形式で整理し、比較検討のしやすさと意思決定の迅速化を支援します。

プロジェクトマネージャーとの契約と体制構築

正式に契約を締結後、PMが窓口となりコミュニケーション体制や定例報告体制の構築を行います。これには、共有フォーマット、関係者リスト、定例ミーティングのスケジュール設定などが含まれます。

定例会議と進行管理の共有

週1回を目安に進捗やリスクを共有し、必要に応じてタスク調整やリソース配置を見直します。状況により頻度を柔軟に調整し、進行の停滞や課題への迅速な対応を実現します。

引越し後の評価とアフターサポート

移転完了後も、業務が本稼働状態になってからの評価・課題把握・社員満足度のアンケートなどを実施し、改善点を抽出します。また、不具合対応や備品追加、運用フローの整備など、移転後の業務安定化を支援します。

プロジェクト管理外注の費用相場とコスト削減方法

プロジェクト管理費用の目安

オフィス移転のプロジェクト管理（PM）を外注する場合、一般的には総工費の5〜10%程度が目安とされることがあります。ただし、10〜40%程度に設定されるケースもあり、移転規模・業務範囲・地域・難易度に応じた柔軟な予算設計が重要です。

外注で削減できる“隠れコスト”

PMを外注することで、以下のような見えにくいコストを削減できます。

これらは定量化しにくいものの、ミス回避や効率化により数十万円〜数百万円の削減が期待されます。さらに、アウトソーシングによる「運用コストの削減」「人的エラーの軽減」「柔軟性の向上」が報告されている点も注目です 。

費用対効果を最大化するポイント

単なる経費ではなく、PM外注を「投資」と捉える視点が欠かせません。JLL などの事例では、「移転により一時的な業務停止や生産性低下が生じた場合、その損失はPM費用を上回る可能性がある」とし、PMサービスはそれを防ぐ有効な手段と評価されています。こうした観点から、短期的なコストではなく、中・長期的な成果を見据えて外注判断を行うことが望ましいです。

信頼できるプロジェクト管理会社の選び方

オフィス移転を外注する際は、PM会社選びがプロジェクトの成果を左右します。以下の3つの選定基準を重視してください。

 実績と業務対応の幅広さ

単に移転実績が豊富というだけでなく、レイアウト設計、ICTインフラ構築、チェンジマネジメントなどの支援可能な業務範囲まで評価しましょう。業務の網羅性が高いほど、窓口が一本化され、予期せぬ業務漏れを防ぐことができます 。

 透明性のある見積もりと整備された報告体制

見積もりの内訳が具体的で、どの業務にどれだけの費用がかかるかが明確であることが重要です。また、定期的な報告フォーマットが整備されていることで、進捗共有が円滑になり、社内の情報共有負担も軽減されます 。

 柔軟な対応力とトラブル時のリカバリー力

移転プロジェクトは、スケジュール変更や施工トラブルなど不測の事態がつきものです。そうした状況に対して、代替案を提示し迅速に対応できる柔軟性があるかどうかを重視しましょう。専門会社であれば、状況に応じた柔軟な対応が期待できます 。

まとめ

オフィス移転のプロジェクト管理を外注することで、社内工数の大幅削減、リスクの低減、スケジュール遵守が可能になります。経験豊富なプロジェクトマネージャーに一括で任せることで、担当者は意思決定に集中でき、移転を効率的かつ確実に進められます。費用対効果を正しく捉え、信頼できるパートナーを選ぶことが成功の鍵です。