「オフィスを移転したいが、業務を止められない」「営業を継続しながら工事を進めたい」。そんな声は、移転を検討する企業にとって非常に現実的な悩みです。とくに繁忙期や大口取引を控える時期は、「稼働中でも工事を進められるのか」が意思決定の大きな分かれ目となります。
本記事では、稼働中の状態でも移転工事を安全かつスムーズに進めるための方法、工程の管理、リスクへの対策について詳しく解説します。総務・経営者の方が安心して移転準備を進められるよう、実務視点でのノウハウをお届けします。
稼働中でもオフィス移転工事は可能か？
業務継続しながらの工事が増えている背景
近年では、テレワークの普及や業務の多様化により、すべての従業員が同時に同じ空間で働く必要性が薄れてきました。その結果、出勤人数を抑えた状態での段階的な移転や、稼働中の工事対応が現実的な選択肢となっています。コスト面でも、営業停止による損失を抑えられるというメリットが大きく、特に中堅企業やベンチャー企業では積極的に採用されています。
業務を止めずに移転するメリット・デメリット
メリット
- 営業・サポート対応を中断せず、顧客満足度を維持できる
- 売上の機会損失を防げる
- テレワークとの併用で柔軟な運用が可能
デメリット
- 作業音や振動など、業務への一時的な支障が出る可能性
- セキュリティや動線管理など、通常以上の配慮が必要
- 社員への事前説明と理解が不可欠
稼働中の工事は、確かに多くの配慮が必要ですが、事前の設計と段取り次第で十分に実現可能です。次章では、実際の進め方とスケジュール設計のポイントを見ていきましょう。
工事中の移転を成功させるための進め方とスケジュール
全体計画とフェーズ分けが鍵になる
稼働中のオフィス移転では、「全体像の可視化」と「段階的な進行」が成功のカギとなります。業務を止めないためには、工事範囲を複数フェーズに分け、少しずつ進行させていく「段階移転方式」が一般的です。
たとえば以下のようなステップで進めます
- 新オフィスのレイアウト確定と仮設対応の計画
- 先行エリア（会議室やバックヤードなど）の施工・立ち上げ
- 部門単位での段階的引っ越し
- 最終フェーズでの全体調整と旧オフィス撤収
スケジュール設計の際には、繁忙期・納期・決算期など社内イベントと重ならないよう配慮し、関係部門とのすり合わせを丁寧に行いましょう。
業務時間帯・曜日を避けた夜間や休日工事の活用
「通常業務に影響を出さない」ためには、夜間・週末・祝日など業務外の時間帯を活用した施工が有効です。施工会社と連携し、騒音の発生する工程は夜間に、軽作業や仕上げ工程は業務時間内に、というように工程ごとの調整を入れることで、業務への支障を最小限に抑えることができます。
ただし、夜間工事はコスト増加やビル管理規定の制約が発生しやすいため、事前確認と調整が重要です。
工事中の安全対策と社員・来客への配慮
仮囲い・動線設計・掲示で事故を防止する
稼働中の移転工事では、工事区画と業務エリアを明確に分離することが基本です。仮囲いやパーテーションで物理的に区画を仕切り、社員や来客が立ち入らないように設計します。
加えて、作業員と社員が交錯しないように導線を分けて設計することで、接触事故や混乱を防ぎます。以下のような安全対策が有効です。
- 工事区画に「立入禁止」「工事中」の掲示を設置
- フロアマップで動線を共有（社内ポータルや印刷物で周知）
- 火気使用時は事前告知と消防・管理会社への報告を徹底
- 毎日の作業前に安全ミーティングを実施
安全配慮が不十分だと、労災やトラブルのリスクが高まり、移転スケジュールにも悪影響を与えかねません。
騒音・振動・粉塵などの配慮と周辺説明
施工中は音・振動・粉塵といった「業務を妨げる要因」が発生します。以下のような配慮をすることで、社員の不満やストレスを抑えられます。
- 騒音作業は昼休み時間や業務外時間に限定
- 粉塵が出る工程ではエリアごとに養生・空気清浄機を設置
- 臭気の強い接着剤や塗料は、使用時間を限定＋換気徹底
- 隣接テナントや来客対応エリアが近い場合は、事前に説明・周知
こうした対策を事前に計画し、社員にも周知しておくことで、「業務しづらい」「ストレスがたまる」といった不満を最小限に抑えることができます。
トラブル事例とその回避策｜稼働中移転のリスクを防ぐには？
よくあるトラブル事例
稼働中にオフィス移転工事を進める場合、以下のようなトラブルが多く見られます。
- 騒音で業務に支障が出た：WEB会議や電話応対に影響が出てクレームに発展。
- ホコリや臭いで体調不良者が発生：養生不足や換気計画の甘さによるもの。
- 作業員と社員の導線が重なって接触事故が発生：動線設計が曖昧だったケース。
- 機器トラブルでシステムが一時停止：電気・ネットワーク工事のタイミング調整不足。
- 工事の遅れで移転スケジュールがずれた：段階移転の調整ミスや追加工事による遅延。
これらのトラブルは、業務へのダメージだけでなく、社内の信頼感や士気にも影響します。
トラブルを未然に防ぐ4つのポイント
こうした問題を避けるには、事前準備と業者との連携がカギです。以下の4つの対策を実践しましょう。
- 工程表と工事範囲を事前に社内共有
- 作業内容や音の発生時間を社員に伝えることで、混乱や不満を防げます。
- リスクの高い工事は業務時間外に設定
- 特に音・粉塵・停電を伴う作業は夜間や休日に実施するよう調整しましょう。
- 綿密なインフラ管理とバックアップ体制
- サーバー・ネットワーク・電源まわりの工事時には、仮設配線や予備機の準備も検討。
- トラブル時の対応フローを決めておく
- 万が一の事故や機器停止に備え、社内連絡・業者連携のプロトコルを明文化しておくと安心です。
「業務を止めない」ためには、想定外を想定しておくことが最大のリスク回避につながります。
トラブルを未然に防ぐためには、工程やインフラ管理、社内周知など多方面での準備が必要です。しかし、これらをすべて社内リソースだけでカバーするのは、現実的に大きな負担となります。
そこで重要になるのが、稼働中の移転対応に慣れた専門業者との連携です。現場を熟知したプロと組むことで、リスクを最小限に抑えながらスムーズな移転を実現することが可能になります。
オフィス移転を稼働中に進めるなら専門業者との連携がカギ
稼働中にオフィス移転を進める場合、業務への影響を抑えるためには、工程の最適化や安全対策、インフラ整備など多岐にわたる業務が必要となります。こうした対応を自社だけで完結させるのは現実的に難しく、経験豊富な専門業者と連携することが成功のカギを握ります。
スケジュール調整や夜間対応に強い業者の選定
稼働中移転では、業務終了後の夜間工事や週末の作業が求められるケースが多くなります。こうした特殊なスケジュールに柔軟に対応できる業者かどうかを見極めることが重要です。
また、仮移転や段階移転を前提とした工程調整にも慣れている業者であれば、スムーズな進行が期待できます。
工事中の安全管理・情報漏洩対策のサポート
営業中のオフィスで工事が行われる場合、スタッフや来客の安全、業務機密の保護といった点にも注意が必要です。
業者選定の際には、安全対策や作業エリアの明確な区分け、情報資産の管理体制がしっかりしているかを確認しましょう。
特に来客対応を伴うオフィスでは、養生や導線確保の配慮が行き届いているかどうかが移転後の印象にもつながります。
稼働を止めない計画立案の伴走パートナーを
理想的なのは、「稼働を止めない移転」に特化した提案力と実績を持つパートナーを見つけることです。
たとえば株式会社リスビーでは、オフィスの移転において、業務継続を前提とした夜間工事や段階施工にも柔軟に対応。企画・設計・施工までワンストップで支援し、移転に伴うコストやリスクを最小限に抑えるご提案を行っています。
まとめ｜稼働中でも安心してオフィス移転を進めるために
オフィス移転を稼働中に進めることは、事業の継続性を保ちつつ移転を実現するための重要な選択肢です。しかし、そのためには段階的な移転計画や夜間工事の実施、インフラの早期整備、安全対策など、入念な準備とスムーズな進行が求められます。
リスクを最小限に抑えながら確実に移転を完了させるには、経験豊富な専門業者との連携が不可欠です。企画から施工まで一括で任せられるパートナーがいれば、業務への支障も少なく、安心して新たな環境への移行が可能となります。
オフィス移転を成功に導きたい方は、豊富な実績を持つ株式会社リスビーにぜひご相談ください。
