オフィス移転を任されたものの、何から始めればよいか迷う担当者は少なくありません。移転は物件探しだけでなく、社内承認、レイアウト設計、内装工事、各種手続きまで関わる業務です。特に、初めて担当する場合は、全体像を早めに把握しておくことが大切です。
本記事では、次のような悩みに答えます。
- 全体の流れを時系列で把握したい
- 各工程の期間の目安を知りたい
- 担当者として動くタイミングを整理したい
オフィス移転の流れを、計画段階から移転後の対応まで把握することで、社内調整や業者とのやり取りを進めやすくなります。
オフィス移転の流れ｜全体像と必要期間
オフィス移転は、計画から移転後の調整まで複数の工程が関係します。まずは全体像を把握し、どの時期に何を進めるかを整理しましょう。
移転全体にかかる期間の目安
オフィス移転に必要な期間は、企業規模や面積、工事内容によって変わります。一般的には、移転希望日の6ヶ月以上前から準備を始めると進行しやすくなります。
小規模な移転であれば、3〜4ヶ月程度で進むケースもあります。ただし、物件探しや内装工事、社内承認に時間がかかることもあります。余裕を持ったスケジュールを組むことが大切です。
5つのフェーズで見るオフィス移転の流れ
オフィス移転の流れは、大きく6つのフェーズに分けられます。担当者は、各フェーズで必要な判断と手続きを整理して進めることが重要です。
| 時期の目安 | フェーズ | 主な対応内容 |
|---|---|---|
| 6ヶ月以上前 | 計画立案 | 移転目的、要件、予算、体制の整理 |
| 3〜6ヶ月前 | 物件選定・契約 | 物件探し、内見、比較、契約確認 |
| 2〜3ヶ月前 | レイアウト設計・内装工事 | レイアウト作成、工事内容の決定、什器手配 |
| 1ヶ月前〜当日 | 社内調整・各種手続き | 社内周知、届出、取引先連絡、引越し対応 |
| 移転後 | フォロー | 不具合確認、運用調整、旧オフィス対応 |
この表のように、オフィス移転ではいつ、何を決めるかが重要です。次の章から、各フェーズの流れを詳しく見ていきます。
オフィス移転の流れ①｜計画立案（6ヶ月以上前）
計画立案フェーズでは、移転の目的と条件を整理します。ここが曖昧なままだと、物件選定やレイアウト設計で判断に迷いやすくなります。
移転目的と必要要件の整理
まず、なぜオフィスを移転するのかを明確にします。移転目的によって、選ぶべき物件や必要なレイアウトが変わります。
主な移転目的には、次のようなものがあります。
- 人員増加への対応
- 採用力の向上
- コストの見直し
- 働き方改革への対応
- 立地改善
- ブランドイメージの向上
目的を整理したら、必要要件を洗い出します。面積、駅からの距離、会議室数、執務席数、来客対応スペース、リフレッシュスペースなどを確認します。
予算の検討と社内承認
次に、移転にかかる費用の目安を整理します。オフィス移転では、賃料だけでなく、内装工事費や引越し費用も発生します。
主な費用項目は、次の通りです。
- 新オフィスの契約費用
- 内装工事費
- 什器・家具の購入費
- 通信・電気設備工事費
- 引越し費用
- 旧オフィスの原状回復費
- 各種手続きに関わる費用
費用は物件条件や工事内容によって変わります。初期段階では概算で整理し、物件や工事内容が固まった段階で見直すとよいでしょう。
社内承認では、移転目的と費用の関係を説明する必要があります。経営層には、コストだけでなく、業務効率や採用、従業員満足度への影響も含めて伝えると判断しやすくなります。
担当者・チーム編成
オフィス移転では、総務や経営企画だけでなく、情報システム、人事、経理、現場部門なども関係します。早い段階でプロジェクト体制を決めましょう。
| 担当領域 | 主な役割 |
|---|---|
| 総務 | 全体進行、業者調整、社内周知 |
| 経営企画 | 移転目的、予算、経営判断の整理 |
| 情報システム | ネットワーク、電話、セキュリティ対応 |
| 人事 | 働き方、従業員への説明、採用面の確認 |
| 経理 | 予算管理、契約費用、支払い対応 |
| 各部門代表 | 現場要望の整理、座席配置の確認 |
チームを組む際は、最終決裁者も確認しておきましょう。誰がどの段階で承認するかが明確だと、スケジュールを組みやすくなります。
オフィス移転の流れ②｜物件選定・契約（3〜6ヶ月前）
物件選定・契約フェーズでは、移転目的に合う候補物件を探します。立地や賃料だけで判断せず、働き方や工事のしやすさも含めて確認しましょう。
物件選定で確認したい条件
物件選定では、複数の条件を比較します。特に、社員の通勤、来客のしやすさ、将来の増員余地は重要です。
確認したい条件は、次の通りです。
- 立地と最寄り駅
- 賃料と共益費
- 面積と区画形状
- 入居可能時期
- ビルの設備
- セキュリティ
- 通信環境
- 周辺環境
- 工事の制約
- 契約条件
区画形状も見落としやすいポイントです。同じ面積でも、柱の位置や窓の配置によって使いやすさが変わります。会議室や執務席をどのように配置できるか、初期段階で確認しましょう。
内見と比較検討の進め方
内見では、写真や図面だけでは分からない点を確認します。担当者は、チェック項目を用意しておくと比較しやすくなります。
| チェック項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 動線 | 社員、来客、配送の動き |
| 採光 | 執務エリアや会議室の明るさ |
| 音環境 | 外部音、隣室音、会議室の配置 |
| 設備 | 空調、電気容量、給排水、通信 |
| 搬入経路 | エレベーター、通路、搬入口 |
| 工事制限 | 工事可能時間、施工ルール |
| 共用部 | トイレ、エントランス、喫煙所 |
| 周辺環境 | 飲食店、銀行、郵便局、交通利便性 |
契約時の注意点
確認したい項目は、次の通りです。
- 契約期間
- 解約予告期間
- 敷金・保証金
- 原状回復の範囲
- 入居可能日
- 工事開始可能日
- 看板やサインの制限
- 用途や営業時間の制限
契約後に条件の見落としが分かると、スケジュールや費用に影響します。必要に応じて、専門家や施工会社に相談しながら確認しましょう。
オフィス移転の流れ③｜レイアウト設計・内装工事（2〜3ヶ月前）
レイアウト設計・内装工事フェーズでは、新オフィスの使い方を具体化します。働きやすさ、来客対応、将来の増員、ブランドイメージを踏まえて設計を進めます。
レイアウト設計の考え方
レイアウト設計では、席数を確保するだけでなく、業務の流れに合う配置を考えます。部署間の連携、会議室の数、集中スペースの有無などを整理しましょう。
検討したい項目は、次の通りです。
- 執務席の配置
- 会議室の数と広さ
- 来客スペース
- 受付やエントランス
- Web会議用スペース
- 収納スペース
- リフレッシュスペース
- 将来の増員余地
近年は、出社とリモートワークを組み合わせる企業もあります。その場合は、固定席だけでなく、フリーアドレスや集中ブースの導入も検討対象になります。
内装工事の流れ
内装工事は、設計内容をもとに進みます。工事期間は、面積や工事内容によって変わります。一般的には数週間から数ヶ月程度を見込むことがあります。
内装工事の主な流れは、次の通りです。
- 現地調査
区画の寸法、設備、電気容量、搬入経路を確認します。 - 基本設計
レイアウト、動線、必要な部屋、デザインの方向性を整理します。 - 見積もり
工事範囲、素材、設備、什器をもとに費用を確認します。 - 詳細設計
壁、床、天井、照明、電源、通信、サインなどを具体化します。 - 施工
工程表に沿って内装工事を進めます。 - 検査・引き渡し
仕上がりや設備の動作を確認します。
什器・設備の手配
什器や設備の手配も早めに進めます。デスクやチェア、収納、会議室家具、受付家具などは納期がかかる場合があります。
確認したい項目は、次の通りです。
- デスク
- チェア
- 会議テーブル
- 収納家具
- 受付家具
- 複合機
- 電話機
- ネットワーク機器
- セキュリティ機器
- 備品類
既存什器を継続利用する場合は、新オフィスのレイアウトに合うか確認します。サイズや色味、劣化状況も見ておきましょう。
オフィス移転の流れ④｜社内調整・各種手続き（1ヶ月前〜当日）
移転1ヶ月前から当日にかけては、実務的な対応が増えます。社内周知、座席配置、手続き、取引先連絡、引越し準備を同時に進めます。
社内周知と座席配置の決定
社員には、移転日、住所、出社開始日、荷造り方法、当日の注意点を周知します。部署ごとの責任者を決めると、情報が行き届きやすくなります。
周知したい内容は、次の通りです。
- 新住所
- 移転日
- 新オフィスの利用開始日
- 座席表
- 荷造りルール
- 廃棄物の扱い
- 入館方法
- 通勤経路
- 当日の連絡先
座席配置は、業務効率に関わります。部署間の連携や来客対応、Web会議の頻度を踏まえて決めましょう。
行政・取引先への手続き
オフィス移転では、住所変更に関する手続きが発生します。行政、金融機関、取引先、サービス契約など、関係先を一覧化しておくと管理しやすくなります。
| チェック項目 | 対応内容 |
|---|---|
| 法務局 | 本店移転登記などの確認 |
| 税務署 | 異動届出書などの確認 |
| 年金事務所 | 所在地変更に関する確認 |
| 労働基準監督署 | 必要書類の確認 |
| ハローワーク | 事業所情報の確認 |
| 金融機関 | 登録住所の変更 |
| 取引先 | 移転案内の送付 |
| 郵便局 | 転送手続き |
| Webサイト | 会社概要、アクセス情報の更新 |
| 名刺・封筒 | 印刷物の住所変更 |
手続きの要否や期限は、会社の状況によって異なります。担当者は関係部署と連携しながら確認しましょう。
引越し当日の対応
引越し当日は、搬出、搬入、設置、確認が続きます。担当者は全体を見ながら、引越し業者や施工会社、ビル管理会社と連絡を取ります。
当日の確認項目は、次の通りです。
- 搬出開始時間
- 搬入経路
- 養生の範囲
- 荷物の破損確認
- 什器の設置場所
- 電話・ネットワークの接続
- 複合機の設置
- セキュリティ設定
- 鍵やカードの受け渡し
- 緊急連絡先
オフィス移転の流れ⑤｜移転後のフォロー
移転が完了しても、担当者の業務は続きます。新オフィスでの不具合や使い勝手を確認し、必要に応じて運用を調整しましょう。
不具合確認と運用調整
移転後は、社員からの意見を集めます。照明の明るさ、空調の効き方、会議室の使いやすさ、収納不足など、実際に使い始めてから分かることがあります。
確認したい項目は、次の通りです。
- 空調の効き方
- 照明の明るさ
- 電源位置
- ネットワーク環境
- 会議室予約の運用
- 座席配置
- 収納量
- 来客動線
- セキュリティ運用
旧オフィスの原状回復
旧オフィスでは、原状回復工事が必要になることがあります。原状回復とは、入居時の状態に近づけて貸主へ返すための工事です。
原状回復で確認したい項目は、次の通りです。
- 契約書の原状回復範囲
- 工事業者の指定有無
- 工事期間
- 退去立会い日
- 残置物の有無
- 鍵やカードの返却
- 最終精算
オフィス移転をスムーズに進めるための3つのポイント
オフィス移転を円滑に進めるには、全体の流れを把握するだけでなく、進行管理の工夫も必要です。担当者が押さえたい3つのポイントを紹介します。
目的と優先順位を早めに決める
たとえば、採用力の向上を重視する場合は、立地やエントランスの印象が重要です。コストを重視する場合は、賃料だけでなく工事費や原状回復費も含めて検討します。
判断基準が明確であれば、社内合意も取りやすくなります。
スケジュール表で関係者の動きを見える化する
オフィス移転は、社内外の関係者が多いプロジェクトです。担当者だけが進行状況を把握している状態では、確認漏れが起きやすくなります。
スケジュール表には、次の項目を入れると管理しやすくなります。
- 工程名
- 期限
- 担当者
- 関係部署
- 進捗状況
- 承認者
- 注意点
週ごとに確認する場を設けると、遅れに気づきやすくなります。特に、契約、工事、引越し、通信関連は遅れが影響しやすいため、早めに確認しましょう。
物件選定と内装計画を切り離さない
物件選定と内装計画は、別々に考えないことが大切です。物件の条件によって、実現できるレイアウトや工事費用が変わるためです。
たとえば、電気容量が不足している場合は追加工事が必要になることがあります。柱や梁の位置によって、会議室や執務席の配置が制限されることもあります。
まとめ｜オフィス移転の流れを把握し計画的に進めましょう
オフィス移転の流れは、計画立案、物件選定・契約、レイアウト設計・内装工事、社内調整・各種手続き、移転後のフォローに分けて考えると整理しやすくなります。
特に大切なのは、移転目的を明確にし、6ヶ月以上前から準備を始めることです。物件選定や社内承認、内装工事には時間がかかることがあります。余裕を持って進めることで、担当者の負担も抑えやすくなります。
また、オフィス移転では物件選びと空間づくりが密接に関係します。新しいオフィスでどのような働き方を実現したいのかを整理し、設計や施工の視点も踏まえて進めましょう。
リスビーでは、店舗・オフィスの企画、設計、デザイン、施工までをワンストップで対応しています。初めてのオフィス移転で進め方に不安がある方は、早い段階での相談をご検討ください。
